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やってしまってからでは遅い!メール誤送信対策

ついうっかり…という些細なミスで大切な顧客情報の漏えいが!メール誤送信の被害報告をプライバシーマーク推進センターのデータより解説します。

プライバシーマーク推進センターのデータで読み解くメール誤送信の被害報告

メール誤送信の被害はどれくらい?

ついうっかり…という本当に些細なミスで顧客の大切なデータを漏えいさせてしまうといったような事故が年々増加傾向にあります。今回はPマークでお馴染み「プライバシーマーク推進センター」のデータによりメールの誤送信による情報漏えい事故について解説します。

スピーバーでお世話になっている皆様の会社でも「Pマーク(プライバシーマーク)」を取得している会社も少なくないと思いますが、メールでの誤送信防止に関しては多忙ゆえ後回しになっている….なんてことはありませんか?

プライバシーマーク推進センターの「個人情報の取扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点」平成26年度報告によるとメールの送信による事故は平成24年が253件(17.5%)、平成25年が274件(16.9%)、平成26年が305件(18.5%)と年々増加傾向にあります

人間のうっかりミスが増加傾向にあり、それだけ情報漏えい事故の件数も増加しているということになります。しかも、1件当たりの平均損害額が「5,597万円」とすると何万件のデータ流出となった場合にかかる損害額は冷や汗が出てくる額になるのは言うまでもありません。

それだけでなく、顧客の信頼喪失による売上減、関係者(顧客や株主等)への報告及びお詫び作業の発生、多額の損害賠償費用の発生リスク(訴訟リスク)、取引先からの取引停止等の影響範囲に加え、被害者への謝罪などの残務処理、社会的な信頼低下(ブランド低下)、社外関係機関への報告、マーケット信用低下による株価の低下、競合優位性の低減などの風評被害など未然に防げていたら味合わずに済んだ苦労が膨大に膨らんでしまうのです。

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メール誤送信の防止手段

さて、数多くあるアクシデントの中で、ある意味人為的ミスは最も防ぐことが難しいものです。
どれだけ注意を払っていても、人間のする事に100%はありません。
メール誤送信によるミスもその一つと考えます。

そこで、このどうしても発生してしまったミスをどうやってリカバリーするか?がポイントとなります。
また、情報漏えい防止の為に、メール送信手順が煩雑になってしまうことも人為ミス発生の要因となりますが、その手順の簡略化というのも、もう一つのポイントです。

これらをシステム的に取り入れることが出来るサービスをご紹介します。

メールの誤送信を防ぐ

Active! gate SS

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 『Active! gate SS』とは?

Active! gate SSは、手作業によるうっかりミスの誤送信を下記の7つのアプローチの組み合わせで、メールや添付ファイル経由の情報漏えいを徹底的に排除します。

《誤って送信したメールを取り消すことができます》

 1. 送信メールの一時保留

《添付ファイルからの情報漏えいを防ぎます》

 2. 添付ファイル暗号化
 3. 添付ファイルのWebダウンロード

《顧客メールアドレスの流出を防ぎます》

 4. Bcc強制変換

《社外秘情報が記載されたメールの送信を禁止します》

 5. 送信拒否

《社外には一時保留、社内には即時送信》

 6. 時間差配信

《社外宛ての重要なメールは上司承認が無ければ送信されません》

 7. 上司承認機能

適切なポリシー設定を行うのみで、メール送信の手順自体にはこれまでと全く変更がありません。
送信側は特に意識する事無く、システム的に情報漏えいのリスクを最大限に抑えることが出来るサービスです。
気になる方は、まずはスピーバーまでお問合せください!

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